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請求管理代行の選び方
請求書を管理する代行サービスを考えている皆さんへ。失敗しないサービス選びのコツをご紹介します。たくさんの会社の中から、どこに頼むのが一番良いのか、迷いますよね？そんな皆さんのために、サービス選びのポイントを分かりやすくお伝えします。
①まずは、自分の会社のことを見つめ直す
②かかる費用
③どんなサービスに対応しているか
④作業のスピード
①まずは、自分の会社のことを見つめ直す
請求代行を頼む前に、まずは自分の会社でどんな請求業務があるのか、どんな状況かを把握しましょう。「請求管理」と一口に言っても、お客様の支払い能力チェック、請求書の発行、入金の確認、支払いが遅れている方へのお知らせ、お金をきっちり受け取るといった、たくさんの細かい作業に分かれています。どの作業を代わりにやってもらいたいのかをハッキリさせましょう。会社の請求業務全体の中で、どの作業にどれくらいの時間や手間がかかっているのか、まず確かめてみてください。
②かかる費用
請求代行サービスを使うときにかかる主な費用は、
・最初に払う費用（初期費用）
・作業ごとにかかる費用（手数料）
・毎月決まってかかる費用（固定費）
の3つです。料金の仕組みは会社によってかなり違います。中には、「毎月の料金にデータ保証の費用が上乗せされる」といった形で、情報管理のためのお金がかかる場合もあります。それぞれの会社の料金の仕組みを見て、毎月や毎年かかる費用を見積もり、自分の会社にとって一番良い費用でサービスを選ぶことが大切です。
③どんなサービスに対応しているか
「請求管理」と聞いても、その内容は会社によって様々です。一つ一つの作業を見ていくと、代行サービス会社ごとに、できること・できないことが違います。ですから、自分の会社がどんなサービスを求めているかをしっかり確認してから、ピッタリ合うサービスを選びましょう。
④作業のスピード
請求管理は、何よりもスピードが大切です。商品やサービスを売ったり買ったりした後、すぐに請求や入金の処理をしないと、思わぬトラブルになることもあります。また、会社にとっても、商品やサービスを提供した後にすぐにお金が入ってくれば、会社のお金がスムーズに回って安心ですよね。もちろん、間違いなく正確に対応してくれるのは大前提として、早く作業を進めてくれる代行サービスを選びましょう。
ここまで、サービス選びのポイントをお伝えしてきました。
請求管理代行サービスの料金相場
では、請求書のお仕事をお願いするサービス、その費用の目安についてお話ししますね。
まずお伝えしたいのは、「請求管理代行サービス」といっても、サービス内容が会社によってかなり違うので、「だいたいいくらからできます！」と一概には言えないんです。
でも、費用がどうやって決まるのか、主なポイントはいくつかあります。今回は、大きく３つのタイプに分けてご紹介しましょう。
①毎月の料金が固定のパターン
②契約期間や利用時間によってひと月の料金が変わるパターン
③使った分だけ払う（作業量で決まる）パターン
では、それぞれ詳しく見ていきましょう。
①毎月の料金が固定のパターン
これは、契約するときに「これだけのお仕事をお願いします」と決めて、そのお礼として毎月同じ金額を払うやり方です。もし、契約で決めたこと以外のお仕事を追加で頼む場合は、もう一度契約を結び直したり、追加料金が必要になることもあります。良い点は、かかるお金を前もって計算しやすいことですね。
この月額固定の場合、だいたい１時間あたり2000円から4000円くらいが目安ですが、頼むお仕事の内容によっては、この金額は前後することもあります。
②契約期間や利用時間によってひと月の料金が変わるパターン
「月に30時間まで」「月に15時間まで」といったように、１ヶ月に働いてもらえる時間の枠がいくつか設定されていて、その中から選んで契約するやり方です。一般的には、月あたりの利用時間が増えるほど、料金は高めになります。費用の見通しが立てやすいですし、会社の都合に合わせてプランを選べるのが魅力です。ただ、お願いするお仕事が多くて時間内に収まらなかった場合は、残りを自分たちでやる必要が出てくることもあります。
③使った分だけ払う（作業量で決まる）パターン
「書類１枚で150円」というように、ひとつあたりの単価や１時間あたりの時給が決まっていて、その月の作業量や時間によって料金が変わるやり方です。良い点は、お仕事量に応じて費用が発生・確定するので、払いすぎたり、足りなかったりということが起こりにくいことです。デメリットとしては、月末にならないと最終的な料金が分からないので、いくら費用がかかるか、前もって計算しにくい点かもしれません。しかし、会社の請求書業務をムダなく全部プロにお任せできるのは、企業にとって大きなメリットになるでしょう。
失敗しないために！注意するべきポイントとは
ここまで、請求管理代行サービスの選び方や料金について見てきました。
次に、選び方を失敗しないための大切な注意点をお伝えします。
①料金プランをしっかり確認する
「安さだけで一番安いサービスを選んだら、思ったようなサービスが受けられなかった…」「あれこれ追加で契約したら、結局高くついてしまった…」これでは意味がありませんよね。ウェブサイトには、たいてい一番安いプランの料金が載っています。月々の基本料金や追加でかかる費用があり、結果的に高くつくこともあるので、料金とサービス内容をきちんと確認しましょう。
②運営会社を確認する
請求管理サービスは、特別な資格や経験がなくても提供できてしまいます。しかし、取引先の信用度を調べたり、会計書類を作ったり、請求書をやりとりしたりするのは、専門的な知識が必要な作業です。税理士や会計事務所が運営しているか確認するのがおすすめです。
③秘密を守る約束（守秘義務）を確認する
契約で特に大事なのが「秘密を守る約束」です。請求書を扱ったり、取引先の信用度を管理したりするのは、あなたの会社や取引先の重要な情報を見せることになります。秘密を守る約束は、税理士には法律で決まりがありますが、民間の業者にはありません。後で困ったことにならないよう、契約書に秘密を守るという項目がちゃんとあるか確認しましょう。
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