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請求管理代行とは
会社にとって、お金のやり取りを管理する「請求管理」は、とても大切な仕事です。この作業はシンプルに見えても、意外と手間がかかるもの。特に人手の少ない中小企業さんにとっては、かなりの負担になってしまうこともありますよね。そこで今回は、まず「請求管理」って具体的にどんなことなのか、そしてその手間を解決してくれる「請求管理代行」の魅力について、お話ししていきますね。
「請求管理代行」とは？
「請求管理代行」とは、ひと言でいうと、「お客様の代わりに、請求書を作って、取引先へ送るお手伝い」のことです。
それでは次に、「請求管理」そのものについて、詳しく見ていきましょう。
①請求管理とは
請求管理とは、「商品やサービスを提供してから、その代金をしっかり受け取るまでの一連の流れをきちんと管理すること」を指します。会社同士の取引では、たいてい、先に商品やサービスを渡し、その代金は後からまとめて支払ってもらう形が一般的ですよね。代金の請求は、契約で決めた期間内に発生した取引をまとめて、一度に行うのが普通です。
②請求管理の流れ
請求管理の作業は、大きく分けて5つのステップで進んでいきます。
(1)請求の締め
これは、取引先ごとに「今月、何をいくら請求するか」を確定させる作業です。請求内容をきっちり決めるため、毎月決まった日に行う会社が多いでしょう。
ただし、サービスや商品によっては「いつ完了したか」がハッキリしないことも。そんな時は、取引先と「これをもって完了としよう」という基準をしっかり話し合って決めておけば、後々のトラブルを防げますよ。
(2)請求書の発行
請求内容をまとめたら、いよいよ請求書を作って発行します。取引の内容をきちんと書き込んで、間違いがないか最終確認をします。
請求書を作る際のポイントは、いくつかあります。
1.整理しやすい番号（通し番号）をつけよう
こうしておけば、後で取引先から問い合わせがあった時も、すぐに探し出せて対応がスムーズになります。
2.請求書の様式（フォーマット）を統一しよう
取引先によって、買う商品やサービス、締め日はさまざまですよね。さらに、担当者ごとや商品ごとに請求書を分けてほしい、なんて言われることも。そんな色々な要望にも素早く対応できるように、請求書の様式はあらかじめ統一しておくのがおすすめです。
もし請求書の内容に間違いが見つかって、再発行する場合もありますよね。その時は、「同じ内容のものが複数ある」ということがわかるように、はっきり示しておく必要があります。
(3)請求書の送付
できた請求書は、責任者のチェックを受けてから、取引先へ送ります。送り方は、主に「データで送る」か「郵送する」かのどちらかです。郵送で送る場合は、送る方法に気をつけましょう。請求書は大切な書類なので、手渡しや追跡・補償がある書留やレターパックプラスなどのサービスを使うのが安心です。もしデータで送るなら、事前に相手のメールアドレスが合っているか、また、紙の請求書（原本）も送る必要があるのかどうかなど、確認しておくことが大切です。
(4)入金確認
作った請求書に書いた銀行口座に、本当にお金が振り込まれているかを確認します。もし、相手の会社名や金額が違う場合は、すぐに取引先に連絡して確認しましょう。
ほとんどの会社は期日通りに支払ってくれますが、中には期日より早く振り込んでくれるところも。だから、定期的に入金の状況をチェックしておくことが大切です。
(5)入金リストの消込
取引先からの入金が確認できたら、その情報を「消し込み」します。「消し込み」とは、簡単に言うと、いつまでにいくら入金されるはずだったか、という情報と、実際に入金された金額を見比べて、入金されたものにチェックをつけていく作業です。もし期日までに入金がない会社があれば、すぐに確認の連絡を入れましょう。あらかじめ、「いつ、どの会社から、いくら入金されるか」というリストを準備しておくと、この作業がグッと楽になりますよ。
③請求管理のポイント
ここまで、請求管理のステップを順に見てきました。
もう一度、特に大切なポイントを2つお伝えしますね。
①やり方や手順を統一しよう
②取引先ごとの請求金額や支払期日は、普段からきちんと整理しておこう
請求管理をスムーズに進めるために、この2つのポイントをぜひ意識して取り組んでみてください。
請求管理代行はこのような方におすすめ
では次に、請求書の管理を代わりにやってもらうことで解決できる、よくあるお悩みを見ていきましょう。
①営業さんが請求業務までやっている
特に中小企業でよく見かける話です。
営業担当者が、自分が頑張って取ってきた契約や担当している仕事について、請求書の準備や管理まで自分自身でやっている、という状況がこれにあたります。営業さんが請求書発行の仕事まで抱えている場合、外出先から戻った後や月末に、まとめてパソコンで作業しているケースが多いですよね。これでは、営業さんが一番力を入れるべき「営業」という仕事の邪魔になり、会社の売り上げを伸ばす妨げになってしまいます。
営業さんの本来の仕事を邪魔しているこうした業務を、代わりにやってもらう形で外部にお願いすれば、営業さんはもっと大切な「売上アップ」の仕事に集中できます。
②経理さんが請求書の管理も担当している
「経理が請求書の管理をするのは当たり前だ」
そう思うかもしれません。ですが、経理担当者は、お客様からの入金確認、会計ソフトへの入力、支払いに関わるデータの処理など、他にもたくさんの業務に追われています。しかも、これら多くの仕事は月末に集中するのがほとんどです。残念ながら、月末になると経理担当者が夜遅くまで残業している、という状況は多くの会社でよく見かけます。特に人手の少ない中小企業では、経理の方に大きな負担がかかっていることが珍しくありません。経理の仕事は目立ちにくいかもしれませんが、会社にとって絶対に必要な大切な役割です。仕事が多すぎて経理の人が辞めてしまうようなことになれば、会社にとって大変な痛手です。
経理担当者の仕事を圧迫している業務を、代わりにやってもらう形で外部にお願いすれば、経理の仕事の負担をぐっと減らすことができます。
働きすぎで大切な経理の人が会社を辞めてしまうという大きなリスクを、あらかじめ防ぐことにもつながるでしょう。
請求管理代行を導入すると実現できること
では、まとめとして、請求管理をプロにお願いすると、どんな良いことがあるのかお話ししますね。
①手間が減る
営業担当者は本来の業務に集中でき、経理担当者の仕事もぐっと減らせます。会社全体の負担が軽くなるわけです。
請求管理は、簡単な作業に見えても自動化しにくく、かなりの手間と時間がかかります。だからこそ、プロに任せることで、みんなは自分の仕事に集中でき、限りある時間や力を大切なことに使えるようになるんです。
②ミスが減る
先ほどもお伝えしたように、請求管理はたくさんの手間がかかります。手間が多いと、それだけ間違いが起きるリスクも高まりますよね。もしミスが起きて確認に追われれば、毎日の管理はさらに大変になります。そこで、プロにお願いすれば、間違いが起きる心配が減るだけでなく、日々の面倒な作業をぐっと減らせるんです。
このように、何かと手間のかかる請求管理をプロに任せるだけで、こんなにも良い結果が得られるんですよ。
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私たちは、経理に関するお困りごと解決をサポートしています。
お客様の状況に合わせ、最適なサポートをご提案いたします。
お話しいただいた内容は、もちろん秘密として厳重にお守りしますので、ご安心ください。
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