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そもそも年末調整代行とは
年末調整の作業、大変だと感じていませんか？そんな方の中には、年末調整代行サービスに興味を持っている方もいらっしゃるでしょう。ここでは、そのサービスの良い点と気をつけたい点をご紹介します。
年末調整代行サービスって何？
「年末調整代行」とは、あなたの代わりに、毎月のお給料から引かれていた税金と、本来払うべき税金を比べ、その差額を調整する仕事のことです。
会社で年末調整を担当しているのは、社長さんご自身か、総務・経理担当者さんがほとんどですよね。でも、特に社長さんがご自分でやられている場合、お分かりかと思いますが、年末調整の作業は、従業員さんからの書類集めから作成まで、たくさんの手間がかかります。社長さんや担当者さんは、他にも多くの仕事がある中で、この作業はかなりの負担になっているはずです。それに、年末調整には専門的な知識がどうしても必要です。専門家ではないことが多い方がこの業務を行うと、うっかりミスも起きやすくなってしまいます。そこで年末調整代行サービスを使えば、これまで担当してきた方々（経営者、総務・経理担当者など）の負担が軽くなるだけでなく、間違いもぐっと減らせるんです。
では、具体的にどんな良い点や気をつけたい点があるのか、見ていきましょう。
年末調整代行サービスのメリット
年末調整の代行サービスを使うと、主にこんな良いことがあります。
①面倒な作業の手間が省けて、大切な仕事に集中できる
②法律が変わってもバッチリ対応し、間違いなく作業を進められる
③人を雇うよりも費用を安く済ませられる
詳しくご説明していきます。
①面倒な作業の手間が省けて、大切な仕事に集中できる
普段の仕事がある中で、年末調整の作業も加わると、総務や経理担当の方に仕事が集中して、かなりの負担になりますよね。それに、急に仕事が増えると、うっかりミスも起きやすくなってしまいます。
年末調整の代行を使えば、こうした負担をグッと減らせて、本来やるべき会社のメイン業務にしっかり打ち込めるようになります。
②法律が変わってもバッチリ対応し、間違いなく作業を進められる
自分たちで年末調整をしていると、法律が新しくなった時などの情報を見逃してしまい、正しい処理ができないこともあります。
でも、代行サービスなら、この仕事のプロである税理士や会社が担当するので、いつも最新のルールを守って、正確な計算をしてくれます。面倒な手間が省けるだけでなく、何よりも「正確」に年末調整を終わらせられるんです。
③人を雇うよりも費用を安く済ませられる
年末調整って、書類を配ったり集めたり、データを入力したりと、たくさんの作業を短い期間でこなさないといけません。
これらの作業を、普段の給与計算などの業務と同時に進めることになるので、仕事がごちゃごちゃになって、ものすごく時間がかかってしまいます。その結果、残業が増えたり、年末調整のためだけに人を増やしたりと、人件費など余計な費用がかかってしまうこともあります。
年末調整の代行を使えば、もちろん費用はかかりますが、従業員を一人雇う人件費に比べると、かなりお手頃な価格で仕事を頼むことができます。
年末調整代行サービスのデメリット
年末調整を他の会社に頼むとき、ちょっと気をつけたいこともあります。主に次の2つです。
①外部に任せきりになり、社内に知識がたまらない
②信頼できる業者を見つけるのに手間がかかる
詳しくご説明していきますね。
①外部に任せきりになり、社内に知識がたまらない
年末調整の仕事を外部に任せると、会社の負担が減って、ミスも防ぎやすくなるので、とても助かりますよね。でも、その反面、社内の人が年末調整のやり方を覚えられないという困った点があります。もし、これまでその仕事をしていた人が会社を辞めてしまうと、誰もやり方を知らなくなってしまうかもしれません。
もし、外部に頼みつつも、社内で年末調整の知識を貯めておきたいなら、全てを任せるのではなく、一部だけお願いするなど、頼む範囲を絞るのもいい方法です。また、担当者を一人にせず、何人か置くことで、もし誰かがいなくなっても、他の人が引き継げるように準備しておくことも大切です。
②信頼できる業者を見つけるのに手間がかかる
年末調整を外部に頼むとき、会社の秘密の情報や従業員の個人情報を扱うことになります。だから、プライバシーの守り方やセキュリティ対策がしっかりしている業者を選ぶことがとても重要です。もし信頼できないところに任せてしまうと、大切な情報が漏れてしまう危険性が高まります。
依頼先を決める際は、事前に「個人情報がどう扱われるか」「秘密を守る約束がどうなっているか」などをきちんと確認し、安心して仕事を任せられる税理士さんなど、専門の人に相談するのがおすすめです。
年末調整代行サービスの選び方の注意点
ここまで、年末調整代行サービスのメリット・デメリットについて見てきました。
では、実際にサービスを選ぶ際にはどんな点に気をつけたらいいでしょう？これから詳しくお話ししますね。
①料金とサービス内容をしっかりチェックする
「色々な追加契約を結んだら、結局高くついちゃった…」「一番安いからと飛びついたら、本当に欲しかったサービスが受けられなかった…」これでは本末転倒ですよね。ホームページには、最低価格やサービス内容の概要しか載っていないことがほとんどです。基本料金に加えて追加料金を請求され、結果的に高くつくケースもあるんです。契約する前に、料金や受けられるサービスをしっかり確認することが大切です。
②秘密を守る約束（守秘義務）があるか確認する
契約の面で、もう一つ大事なポイントが「秘密を守る約束」、つまり守秘義務です。年末調整の仕事では、会社の機密情報や社員の個人情報など、とても大事な情報を扱うことになります。税理士さんには法律で秘密を守る義務が決められていますが、一般的な民間業者にはそうした法律がありません。後で困ったことにならないよう、契約する時に、会社の秘密や個人情報をきちんと守ってくれる約束があるか、確認してくださいね。
年末調整代行サービスは、上手に選べばコスト削減など、会社にとって大きなメリットがある便利なサービスです。あなたの会社に合ったサービス内容を提供してくれる代行サービスを、会社の状況に合わせて選びましょう。
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