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そもそも給与計算代行とは
「給与計算代行」とは、社員やパート・アルバイトさんへのお給料の計算と、それにまつわる様々な業務を、あなたの会社の代わりに専門家が引き受けるサービスのことです。
なぜ給与計算代行が必要なのか？
会社で給料の計算をしているのは、主に社長さん自身か経理担当のことが多いですよね。でも、この仕事、実は思っている以上に大変なんです。
具体的にどんな仕事が大変なのかというと…
* 毎月発生する複雑な計算： 月々のお給料を計算したり、税金や社会保険料を計算して引いたりする作業。
* 年に一度の大仕事： 年末調整。
* 特別な支払いへの対応： ボーナスの計算や、退職金の手続き。
これらの業務は専門的な知識が要る上に、かなりの時間を取られてしまいます。
そこで給与計算代行サービスを使うと、社長さんや社員さんの負担をぐっと減らせて、計算ミスも防げるので、仕事の正確さもアップします。
では、一体どんな良いこと・困ることがあるのか、詳しく見ていきましょう。
給与計算代行のメリット
給与計算代行サービスを使うと、主にこんな3つの良いことがあります。
①お金と手間の削減
②本当に大切な仕事に集中できる
③間違いやトラブルを避けられる
それぞれ見ていきましょう。
①お金と手間の削減
給与計算代行サービスを利用する一番のメリットは、やはり「お金がかからなくなること」です。給与計算の仕事は、色々な専門的な知識が要ります。また、月末や月初、年末などに集中するため、他の仕事をしている担当者の負担が大きくなりがちです。新しい社員を雇ったり、パートさんを頼んだり、派遣の人に手伝ってもらったりすれば、担当者の負担は減らせます。でも、人を雇ったり派遣を使ったりすると、意外とたくさんお金がかかるものです。お給料だけでなく、色々なサービス利用料や紹介料なども必要になります。
さらに、給与計算には専門知識がいるので、担当者が辞めてしまって急いで後任を見つけたいと思っても、すぐには見つからないこともあります。「思ったよりお金がかかっちゃった…」とか、「外部に頼んだ方が安く済んだのに…」なんて話もよく耳にします。
だから、この仕事を外部に任せることで、費用をぐっと抑えることができるんです。
②本当に大切な仕事に集中できる
中小企業の中には、社長さん自らが給与計算をしている会社も少なくありません。給与計算は、とても時間のかかる作業です。そのため、本業に使うべき時間を削ってまで、この作業をしている社長さんも多いのが実情です。時間のかかる給与計算を外部に任せれば、その時間を本来の、会社の売上を伸ばすための社長さんの仕事に使えるようになります。
特に中小企業は、少ない人数でたくさんの仕事をこなさないといけません。給与計算を外部に任せることで、社内の大切な人手をもっと会社のメインの仕事に振り分けることができるんです。
③間違いやトラブルを避けられる
これまでも何度かお話ししましたが、給与計算には専門的な知識が不可欠です。従業員一人ひとりの状況に合わせて、今の法律はもちろん、しょっちゅう変わる法律にもきちんと対応していかなければなりません。だから、うっかりミスをしてしまっていた、というケースも起こりえます。しかも、給与計算は絶対に間違いが許されない大切な仕事の一つです。
お給料は、従業員の日々の努力の証であり、そのご家族の生活に直接関わるものです。もし計算を間違えれば、法律や雇用契約に違反するだけでなく、従業員からの信頼を失うことにもなりかねません。最悪の場合、会社の評判にも関わってきてしまいます。
給与計算をするには、従業員の基本給や評価だけでなく、扶養家族の情報なども知っておく必要があります。となると、給与計算担当者は従業員のかなり詳しい個人情報を知ることになります。仕事上必要なこととはいえ、同僚に個人的な情報を知られることに抵抗を感じる人も少なくないでしょう。
給与計算をプロに任せれば、間違いを減らし、法律や契約違反を防ぎ、さらに余計な心配事をあらかじめなくすことができるんです。
給与計算代行サービスのデメリット
給与計算を外部に任せる（外注する）と、いくつか注意点も出てきます。主な注意点は次の2つです。
①会社の中に給与計算の知識や経験がたまりにくい
②個人情報が漏れてしまうリスクがある
それぞれ詳しく見ていきましょう。
①会社の中に給与計算の知識や経験がたまりにくい
給与計算を外注すれば、社員の仕事の負担が減り、ミスなども防げるので、とても助かります。ただ、その反面、給与計算のやり方や知識が会社の中にたまりにくいという問題があります。もし、これまで担当していた社員が退職してしまったら、会社の中にその仕事の知識が全く残らなくなってしまう心配もあります。
もし、給与計算の知識を社内に残しておきたいのであれば、年末調整だけを外注するなど、どこまで外部に任せるかを限定するのも一つの手です。また、経理の担当者を複数人にして、誰かが辞めても給与計算の知識が会社に残るように準備しておくことも大切です。
②個人情報が漏れてしまうリスクがある
給与計算を外部に頼む場合、その仕事の性質上、社員の家族構成や、本人・家族の収入状況といったデリケートな情報を外部の人に伝える必要があります。このため、大切な個人情報が外に漏れてしまうリスクがあるのです。
依頼する際には、個人情報を守る約束や、秘密を守るルールがしっかりあるかを確認し、安心して任せられる税理士さんや社労士さんのような専門家にお願いすることをおすすめします。
給与計算代行サービスの選び方の注意点
給与計算を代行してもらうサービスの良い面と、気をつけるべき点をここまでお話ししてきました。
では、実際にサービスを選ぶ際には、どんなことに気をつけたらいいのでしょうか？これから見ていきましょう。
① 料金とサービス内容をしっかり確認しよう
「あれこれ追加でお願いしたら、結局費用がかさんでしまった…」「一番安いプランを選んだら、期待したサービスが受けられなかった…」これでは元も子もありませんよね。ウェブサイトでは、最低価格や大まかなサービス内容しか載っていないことがほとんどです。後から「月々の基本料金」や「追加料金」を請求されて、思ったより高くつくこともあります。費用がいくらかかり、どんなサービスを受けられるのかを、契約前にしっかり確認することが大切です。
② 運営元を確認しよう
給与計算代行サービスは、資格や経験がなくても提供できるサービスです。しかし、税金や社会保険料、年金といった分野は、専門的な知識がどうしても必要になります。そのため、税理士事務所や社会保険労務士事務所（社労士事務所）が運営しているか、そうした専門家と連携している会社を選ぶと安心でしょう。
③ 秘密を守る約束（守秘義務）を確認しよう
契約で特に大事なのが、「秘密を守る約束（守秘義務）」です。給与計算では、従業員さんの収入や評価だけでなく、家族構成や扶養関係など、非常にデリケートな個人情報まで知ることになります。税理士や社労士といった専門家には、法律で「秘密を守る義務」が定められていますが、一般的な民間業者にはそうした法律の決まりはありません。後々のトラブルを避けるためにも、契約時に個人情報の取り扱いに関する「守秘義務」の条項が明記されているかを、必ず確認しましょう。
給与計算代行サービスは、正しく選べばコスト削減などの大きなメリットを得られるサービスです。自社の状況をよく把握して、必要なサービス内容を満たす会社を選びましょう。
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私たちは、会社の経理で困ったことを解決するお手伝いをしています。
お客様の状況に合わせて、一番良いサポートをご提案します。
もちろん、ご相談内容は秘密厳守でしっかりお守りしますので、ご安心ください。
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