目次
給与計算代行とは
１、給与計算代行の定義
給与計算代行とは、社員や契約社員に支払う給与支給額を計算し、支給手続きを行う一連の「給与計算業務」を外部の専門家が一括で請け負うサービスです。
２、給与計算業務の具体的な内容
給与計算は、ただ金額を算出するだけではなく、複雑な法規と計算が伴う業務であり、以下の2つのステップに分かれています。これまで経理担当者や身内の方に任せきりだった経営者の方にも、発生するルーティーンをご説明します。
(1) 毎月発生するルーティーン作業（毎月の作業）
毎月の給与計算では、細かな確認と計算が必要です。
労働時間の計算と集計
・タイムカードなどの記録に基づき、出勤日数、勤務時間、残業時間などを集計します。
・【注意点】 就業規則で規定された外勤手当や出張手当など、各種手当の計算時間を分けて集計する必要があります。
支給額の計算
・基本給、諸手当、時間外手当などを正確に計算し、総支給額を算出します。
・【注意点】 昇給のタイミングでは、前月と基本給が異なる可能性があるため、二重の確認が不可欠です。
控除額と手取り額の計算
・社会保険料や所得税、住民税の計算を行い、毎月の総支給額から控除して手取り額を確定させます。
・【注意点】 住民税は従業員の住所地の市区町村から通知された額に従って控除する必要があるため、ミスが許されません。
(2) 特定の時期に行う作業（経理担当者の負担が増す業務）
毎月のルーティーン以外にも、定期的に発生する複雑な業務が経理担当者の大きな負担となります。
新入社員対応
・入社時の通勤手当、住居手当、資格手当、住民税など、社員ごとの個別情報に基づいた額を正確に把握し、給与計算に反映させる必要があります。
賞与（ボーナス）対応
・会社の評価制度に従って賞与額を計算し、そこから控除額を算出します。企業によって回数や時期が異なるため、その都度正確な計算が必要です。
年末調整
・毎月の給与から源泉徴収した所得税と、その年納付すべき正確な税額を比較し、過不足を精算する作業です。ほとんどの企業で12月に行われる、非常に専門性の高い業務です。
退職金計算
・従業員が退職する際には、会社の規則に従って退職金を計算し、法的な手続きを行う必要があります。
・一時金として支払う場合: 「退職所得控除」が適用されるため、通常の所得税とは異なる特別な計算が必要です。
・年金として支払う場合: 他の公的年金収入と合算され、「雑所得」として計算されます。
退職金の支払い一つとっても、会社の規則の確認と、法に基づいた複雑な計算・手続きが必要となります。
給与計算に関する法律
給与計算は、企業の給与規定を大前提としつつも、法令の規定を厳守することが必須であり、規定が法令に違反していれば違法となります。給与計算に関わる主な法律とポイントは以下の通りです。
給与計算に関わる法律は主に以下となります。
1. 労働基準法
労働条件の最低基準を定めた法律です。特に給与に関して、**「賃金支払い5原則」（第24条）**を遵守する必要があります。
・賃金は「①通貨で ②直接労働者に ③その全額を ④毎月1回以上 ⑤一定の期日を定めて」支払う必要があります。（５原則）
・年俸制であっても、毎月1回以上（12分割など）の支払いが必要です。
・例外的に、口座振り込み（①②）や、法令・労使協定に基づく控除（③）は認められています。
2. 所得税法
個人の所得に対する税金に関する法律です。
・給与計算との関わり: 企業は、労働者に対して源泉徴収義務を負います。給与・報酬を支払う際、その額に応じた所得税を差し引く（控除する）必要があります。
・納付期限: 差し引いた所得税は、原則として実際に給与を支払った月の翌月10日までに国に納付しなければなりません。
3. 最低賃金法
使用者が労働者に支払う給与の最低額を定めた法律です。
・実務上の注意点: 各都道府県ごとに最低賃金が定められているため、企業はこれを下回る金額で雇用契約を結んだり、給与を支払ったりしてはなりません。
4. 36協定（時間外労働・休日労働に関する協定）
労働基準法第36条に基づく労使協定の通称です。
・関わり：労働時間は原則「1日8時間、週40時間以内」という法定労働時間が定められています。
・実務上の注意点： 法定労働時間を超えて社員に時間外労働をさせる場合、36協定の締結と届出が必須です。給与計算の際は、労使協定の内容に反した労働実績がないか、割増賃金が正しく計算されているかに注意する必要があります。
給与計算代行はこのような方におすすめ
経営者の皆様の想像以上に多くの時間と専門知識を要するのが給与計算業務です。給与計算代行サービスは、その大きな負担から貴社を解放します。
特に以下のようなお悩みを抱えている企業に、代行サービスの導入をおすすめします。
① 経理担当者の負担と残業が多い
給与計算は、毎月決まった時期（月末・月初など）に業務が集中する「突発的な」業務です。
・残業の常態化や担当者の退職に繋がっている。
② 複雑な計算によるミスが多い
給与計算は、関連法令・規則が非常に多く、また従業員ごとに条件（扶養家族、勤続年数、基本給など）が異なるため、ベテラン担当者でもミスが起こりやすい業務です。
・計算ミスが法令・雇用契約違反に繋がり、企業の信用問題に発展するリスクがある。
③ 従業員の個人情報管理に不安がある
給与計算担当者は、従業員の基本給、評価だけでなく、被扶養者の情報など、非常に機密性の高い個人情報を詳細に把握することになります。
・同僚に給与情報や家族構成を知られることに、従業員が抵抗や不安を感じている。
給与計算代行を導入すると実現可能になること
給与計算代行サービスを導入することで、貴社はリスクを減らし、リソースを最大限に活用できるようになります。
① 法令遵守とリスク管理の徹底（ミスの大幅削減）
給与計算は、関連法令や規則が多く、従業員一人ひとりの情報を細かく扱う複雑でミスが起きやすい業務です。
・計算ミスの防止
・機密情報の厳重管理
② 業務効率化とリソースの最適活用
給与計算という手間のかかる業務を外注することで、企業の限られたリソースを最大限に活用できます。
・人員の最適化
・担当者の負担軽減
業務を外注することによって人員を削減することができる、余剰になった人員を他の業務に回すことができる等、限られた労力を最大限活用することができ、企業の効率化を図ることができます。
プロに任せればミスのゼロも実現可能になります。
給与計算代行サービスについてもっと詳しく知りたい方はこちらから
当社では「経理のお悩み」の解決をサポートします。
貴社の環境に応じて、適切なサポート内容をご提案しております。
もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。
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